Information om behandling av personuppgifter i revisionsuppdrag

Bakgrund

När personuppgifter behandlas har den personuppgiftsansvarige en skyldighet att lämna viss information till de registrerade. Med anledning av revisionsuppdraget, eventuella lagstadgade tilläggsuppdrag och revisionsrådgivning som kan hänföras till sådana uppdrag (gemensamt benämnda "revisionsuppdraget") kommer personuppgifter att behandlas av Exset Revision och dess eventuella nätverksbyråer. Av denna anledning lämnas följande information.

Exset Revisions behandling av personuppgifter

Exset Revision behöver ha tillgång till vissa personuppgifter för att kunna utföra revisionsuppdraget i enlighet med tillämpliga lagar och regler samt god revisors- och revisionssed i Sverige.

Exset Revision kommer att behandla personuppgifter som erhålls från revisionskunden, dess koncernbolag (om tillämpligt), eller annan, t.ex. Skatteverket eller Bolagsverket eller allmänt tillgängliga källor, för att utföra och dokumentera revisionsuppdraget. Personuppgifterna kommer att behandlas i enlighet med gällande rätt. Sådan behandling är nödvändig för att fullgöra de rättsliga förpliktelser som åvilar Exset Revision, eller en inom byrån personvald revisor, som åtagit sig att utföra revisionsuppdraget.

För dessa ändamål kommer Exset Revision att behandla information som kan innehålla personuppgifter, såsom exempelvis lönefiler, styrelseprotokoll och andra dokument hänförliga till revisionskundens och dess eventuella koncernbolags verksamhet. De kategorier av personuppgifter som kan komma att behandlas är bl.a.:

kontaktuppgifter som namn, adress, telefonnummer och e-postadress,
uppgifter om anställning som anställningsnummer, avdelningstillhörighet, befattning och anställningstid,
uppgifter om hälsa och frånvaro, t.ex. läkarintyg och uppgifter om sjukfrånvaro, tjänstledighet eller föräldraledighet,
facklig tillhörighet,
personnummer/samordningsnummer,
uppgifter om ekonomiska förhållanden som bankkontouppgifter, uppgifter om lön och andra förmåner, försäkringsuppgifter och uppgift om registreringsnummer för tjänstebil,
uppgifter om försäkringar och pension, eller
andra kategorier av personuppgifter som behövs till följd av granskningen enligt god revisors- och god revisionssed.

Exset Revision kommer även att behandla vissa personuppgifter för att vidta oberoendekontroller, kvalitetskontroller, kontroll av intressekonflikter, åtgärder enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism och risk management-åtgärder (såsom försäkringsärenden) samt för att utföra den interna finansiella redovisningen. Exset Revision har även vissa skyldigheter enligt gällande rätt att lämna information till myndigheter eller annan extern part (t.ex. ny revisor). Behandlingen av personuppgifter för de ändamål som anges i denna punkt är nödvändig för Exset Revision för att fullgöra en rättslig förpliktelse. När det gäller risk-management åtgärder är behandlingen nödvändig för Exset Revisions berättigade intresse av att hantera risker och eventuella krav.

Exset Revision kan även komma att behandla revisionskundens och dess koncernbolags (om tillämpligt) anställdas kontaktuppgifter för att informera om seminarier och andra event som Exset Revision anordnar samt för att skicka ut nyhetsbrev och annan marknadsföring. Behandling för dessa ändamål är nödvändig för Exset Revisions berättigade intresse av att kunna nå ut till anställda hos kunder som kan vara intresserade av event, marknadsföring och nyheter inom områden som är relevanta för dessa personers befattningar.

Överföring till tredje land

Personuppgifter kan komma att behandlas av Exset Revisions nätverksbyråer och annan som anlitas av Exset Revision i syfte att utföra de åtgärder som omnämns ovan på Exset Revisions uppdrag; de kan vara baserade såväl inom som utanför EU/EES. Vid överföring av personuppgifter för behandling i ett land utanför EU/EES, som inte säkerställer en adekvat skyddsnivå, ansvarar Exset Revision för att personuppgifterna omfattas av lämpliga skyddsåtgärder t.ex. genom standardiserade dataskyddsbestämmelser som antagits av EU-kommissionen i enlighet med artikel 46 i dataskyddsförordningen¹, och på villkor att lagstadgade rättigheter för registrerade och effektiva rättsmedel för registrerade finns tillgängliga.

Mottagare av informationen

Exset Revision är skyldig att tillse att den information som behandlas med anledning av revisionsuppdraget inte blir tillgänglig för obehöriga, vilket innebär att personuppgifter kommer att behandlas konfidentiellt. Endast de personer som ingår i revisionsteamet eller som konsulteras av revisionsteamet kommer att ha tillgång till personuppgifterna.

Exset Revision kan komma att lämna ut personuppgifterna till nätverksbyråer för syften hänförliga till utförandet av tjänsterna och i övrigt för de syften som anges i detta dokument. Exset Revision kan även komma att lämna ut personuppgifterna till annan mottagare om sådan skyldighet föreligger enligt gällande lagar och regler, professionell skyldighet eller myndighetsbeslut (t.ex. till ny revisor).

Säkerhet vid behandling av personuppgifter

De åtgärder och granskningar som utförs inom ramen för revisionsuppdraget omfattas av lagstadgad tystnadsplikt, vilket innebär att även personuppgifter som behandlas inom ramen för revisionsuppdraget och för andra angivna ändamål omfattas av sådan tystnadsplikt. Exset Revision tillser att de personuppgifter som behandlas skyddas genom erforderliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder med beaktande av vad som är lämpligt i förhållande till personuppgifternas karaktär och känslighet. Exset Revisions system och organisation är ordnade så att obehöriga personer inte har tillgång till de personuppgifter som behandlas med anledning av revisionsuppdraget.

Lagring av personuppgifter

Personuppgifterna kommer att behandlas under den tid som behövs för att utföra revisionsuppdraget och därefter sparas uppgifterna för att dokumentera revisionsuppdraget i minst tio år från utgången av det kalenderår då granskningen avslutades i enlighet med tillämpliga lagar och regler samt god revisors- och revisionssed i Sverige.

Rättigheter som registrerad

Registrerade har i vissa fall rätt att begära tillgång till och rättelse eller radering av sina personuppgifter, rätt att begära begränsning eller invända mot behandling. Registrerade har också rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om behandlingen. En revision innebär att revisionskundens information för ett visst räkenskapsår granskas vid vissa tidpunkter under detta år och under viss tid därefter, vilket innebär att en uppdatering/rättelse av personuppgifter inte blir aktuellt i denna typ av uppdrag efter det att revisionsåtgärden har vidtagits. Vidare omfattas den information och de uppgifter som revisorn tar del av inom ramen för revisionsuppdraget av lagstadgad tystnadsplikt, vilket innebär att Exset Revision normalt sett inte får lämna ut sådan information. Därtill är Exset Revision skyldig att dokumentera utförda revisionsuppdrag och bevara dokumentationen under minst tio år från utgången av det kalenderår då granskningen avslutades, vilket medför att det inte är tillåtet att ändra/radera personuppgifter som ingår i sådan dokumentation dessförinnan. Av nämnda skäl är det inte heller möjligt för Exset Revision att på begäran från en registrerad begränsa eller inskränka eventuell behandling av personuppgifter som sker med anledning av revisionsuppdraget. När det gäller Exset Revisions personuppgiftsbehandling för marknadsföringsändamål har registrerade dock rätt att begära radering, rättelse, begränsning och att invända mot behandling av sina personuppgifter för sådana ändamål.

Kontaktperson vid frågor:

info@exset.se

0451-38 46 70

¹ Kommentar: Dessa finns tillgängliga på https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries_en.